Используются материалы Financial Times Financial Times

Поддержите VTimes, чтобы мы могли работать для вас.
Мнение
Время чтения: 4 мин
Обновлено:

Как обнаружить и побороть откаты

Типичные случаи, примеры из практики и рекомендации

Тревожная тенденция: по данным сентябрьского исследования PwC, 48% мировых компаний за последний год столкнулись хотя бы с одним случаем мошенничества. Но мошенники во всем мире по большей части не такие, как в России. Согласно другому исследованию PwC, российских компаний, в России значительно больше мошенничеств в сфере закупок: 35% против мировых 22%.

Практически во всех российских компаниях откаты появляются уже на стадии выбора поставщика. Основная причина, по которой менеджер решается на мошенничество, — широкие полномочия и недостаток контроля. Поэтому самый эффективный способ борьбы — лишить сотрудников самой возможности украсть.

Большая часть российских компаний, заподозрив мошенничество у себя, проводит расследование собственными силами. По данным опроса «Актион финансы», только около 20% компаний привлекают сторонних экспертов — и в основном когда речь заходит об очень крупных суммах ущерба и нетривиальных схемах.

Какие схемы используют мошенники

Наиболее распространены три.

  1. Классическая: бонусы в конверте. Сотрудник договаривается с поставщиком, покупает у него товары или услуги по завышенной стоимости и получает наличные, обычно процент от сделки. Передача чаще происходит при личной встрече или через доверенных лиц. Такая схема популярна на рынках покупателя, где много исполнителей и мало заказчиков.

Откат на слух

Бывает, что в компании откат обнаруживают случайно. Как-то раз представитель поставщика приехал в офис заказчика (транспортная компания), чтобы встретиться с менеджером. На ресепшене назвал компанию и сообщил, что якобы привез менеджеру акты и счета-фактуры. Это услышал бухгалтер и заподозрил мошенничество: компании перешли на электронный документооборот. По наводке бухгалтера система внутренней безопасности начала внутреннее расследование. Выяснилось, что менеджер получал от поставщика откаты, а свое вознаграждение — 10% — закладывал в сумму сделки. За два года в общей сложности менеджер украл у компании 25 млн руб.

2. Компенсация ИП. Чтобы выиграть тендер на поставку товаров, нечестный сотрудник предлагает перечислить средства дружественному ИП за фиктивные услуги. Посредник обналичивает деньги и передает менеджеру.

Миллиард под контролем

Промышленная компания разыграла тендер на ремонт цехов на 70 млн руб. В ходе ремонта выяснилось, что у победителя недостаточно ресурсов, чтобы выполнить работы в срок. Чтобы избежать штрафа, который грозил ему банкротством, подрядчик от безысходности предложил юристам заказчика сделку: они сдвигают сроки контракта и узнают схему, по которой в компании «продают» тендеры. Оказалось, что тендерами компании «торгует» директор по продажам – почти за четверть суммы контракта. Со слов директора по продажам, часть денег из своей доли он передает компаниям, которые создают массовку – подают заявки, которые точно не пройдут конкурс, чтобы победитель выглядел оптимальным выбором. Деньги нужно было перевести авансом на ИП, которое указывает директор. За четыре года работы директор по продажам курировал 14 тендеров на общую сумму почти 1 млрд руб.

3. Взаимовыгодное сотрудничество. Сотрудник отдела закупок отдает заказ компании, а взамен принуждает ее сотрудничать со своей или дружественной компанией, от которой он получит выгоду или компенсацию.

Дорогая еда

Торговая компания закупала продукты питания для реализации в сети магазинов. Во время внутренней аудиторской проверки контролеры обратили внимания, что цена некоторых продуктов выше среднерыночной. Внутреннее расследование показало, что эти продукты закупает один менеджер. Переписку менеджера отследили и выяснили, что он обсуждает с поставщиками скидки, которые не фигурируют в закупках компании. Проверка службы безопасности установила, что на ближайшего родственника оформлено ИП, которое торгует продуктами питания. В качестве отката за заказ и завышенную цену поставки компания-поставщик делала скидку дружественному ИП менеджера.

Как обнаружить откаты на тендерах

Закупки через тендерную процедуру должны гарантировать объективный выбор поставщика. На практике она лишь заставляет сотрудников прикладывать больше усилий и изобретать новые способы обойти ограничения и получить откат.

Но это не значит, что в тендерах нет смысла. Когда менеджер пытается заработать на тендере, ему приходится совершать больше манипуляций. А значит, вероятность, что он наследит, выше — как и шансы его поймать.

Проанализируйте правила проведения тендера и их соблюдение. Чтобы продвинуть своих участников, менеджеры пытаются исключить конкурентов на стадии подачи заявок, выбора товара или поставщика.

Основные признаки откатов

  •  Список требований к поставщику длинный, и отдельные требования нелогичны или непонятны.

Список требований к участникам тендера должен обезопасить компанию от претензий налоговой в сотрудничестве с фирмами-однодневками и гарантировать, что поставщик способен выполнить контракт, за который борется. Но если список выходит за понятные требования о наличии собственных основных средств, материалов и персонала — это повод анализировать его более внимательно. Есть пункт с непонятными требованиями — можно смело задавать вопросы. Как правило, на таких требованиях менеджеры и прокалываются.

  •  Заявка на покупку перегружена техническими характеристиками изделия, которым соответствует товар лишь одной компании.

Если заявка детально проработана и в ней указаны все регламенты, которым должна соответствовать продукция, — это хорошо. Но если под критерии заявки подходит лишь один производитель — возможно, их подогнали под него искусственно. Чтобы разобраться, стоит привлечь технических специалистов.

Нужно также проверить участников тендера на неформальную аффилированность. Контрагенты могут действовать максимально осмотрительно: стандартные процедуры проверки списка претендентов и анализ динамики цен могут быть неэффективными. Следует запросить у контрагентов данные об основных средствах, с помощью которых поставщики планируют выполнять контракт. И искать повторения в документах. Например, несколько компаний указали один и тот же автомобиль в составе основных средств, совпадают адреса производственных помещений. Стоит изучить сайты компаний, сравнить номера телефонов и электронные адреса.

Если связей не нашлось, нужно оценить, насколько поставщик способен выполнить тендер: сравнить его средние обороты с ценой контракта. Продавец подает заявку на контракт с постоплатой, сумма которого больше среднего оборота компании за последние три года или сопоставима с ним? Скорее всего, он и не планировал выполнять контракт, его использовали в качестве массовки и заранее согласовали, какую цену он должен установить.

Как предотвратить откаты

Сотрудники получат откат, только если у них есть возможность влиять на ситуацию. Необходимо усилить контроль за закупками, и менеджеры не смогут торговать решениями. Разработать политику закупок — для каждой группы товаров указать лимит, в пределах которого менеджер может принимать решение сам. (Как правило, его сумма не превышает 3% от закупок компании.)

Стоит вменить в обязанность юристам проверять субподрядчиков. Во все тендерные контракты включить условие об открытом доступе к данным о субподрядчиках или о необходимости согласовывать их.

Следует разделить полномочия. Организовать работу так, чтобы собирали информацию и принимали окончательное решение о выборе поставщика разные сотрудники.

Нужно определить перечень сведений, которые должен предоставить поставщик. На этапе подачи заявок требовать от претендентов заполнить анкету компании с вопросами как минимум об учредителях, основных средствах и штате. Чем выше сумма контракта, тем больше информации стоит запросить в анкете. К контракту победитель уже должен будет приложить заверенные копии баланса, декларации о налоге на прибыль и НДС на последнюю отчетную дату.

Чем хороши откаты

Если вы нашли откат — это хорошая новость. С одной стороны, жаль потерянных денег, а с другой — это точка роста рентабельности. Скорее всего, теперь расходы по данной статье станут ниже. Плюс вы вовремя вычислили опасное налоговое звено, и у вас будет возможность перепроверить документы, собрать дополнительные доказательства реальности сделки и проконсультироваться с налоговыми юристами, чтобы снизить риски доначислений.

Мнение автора может не совпадать с позицией редакции VTimes.

Хотите сообщить об ошибке? Выделите текст и нажмите Ctrl+Enter

Спасибо, что читаете эту статью!

Поддержите VTimes, чтобы мы могли продолжать работать для вас.

На этом сайте используются средства веб-аналитики, файлы cookie и другие аналогичные технологии. Также могут обрабатываться ваши персональные данные. Подробности в Политике конфиденциальности.

Для работы с сайтом подтвердите, что вы ознакомились и согласны с условиями Политики.